Cómo evitar el descontrol financiero en las pymes
Hoy pretendo traerte una serie de cuestiones para el debate y todas ellas están relacionadas con un hecho que uno se encuentra de manera habitual: el descontrol financiero en las pymes.
El descontrol no solo es económico, sino que, además, tiene implicaciones estratégicas en cuanto impide valorar el grado de consecución de nuestros objetivos y lo que es más importante: ver si nuestra estrategia está siendo acertada o no para conseguirlos.
En muchas ocasiones, la falta de control económico en las pymes suele estar relacionada con la indefinición de objetivos y de estrategia, lo que nos impide tener planteado hacia dónde queremos ir y cómo.
Por otra parte, en muchas pymes no existe un procedimiento de control definido. Si estás en esta situación, no te desesperes, que todo tiene solución. De hecho, el control financiero, empleado con la planificación financiera suele solventar algunos de los famosos 10 problemas más frecuentes en las pymes, que suelen traer quebraderos de cabeza a muchas empresas.
Lo primero que quería traer a colación es que, normalmente, las empresas no tienen establecido un calendario de control. Eso tiene dos puntos de vista. El primero es negativo, ya que normalmente, se toman decisiones sin tener ni idea de cómo va la empresa, y para cuando se deciden tomar esas decisiones han pasado varias semanas o incluso meses, por lo que acumulamos el problema sin ponerle solución.
La única parte positiva, aunque en realidad es negativa, es que posiblemente este tiempo que deberías haber empleado en el control financiero de tu empresa, lo hayas disfrutado tomando algún refrigerio o en algún evento sociocultural, pero el descontrol seguirá ahí.
Consejos prácticos para evitar el descontrol financiero en pymes
Por lo tanto, he aquí varios consejos que te doy:
• Determina una fecha de cierre mensual de ventas y de gastos. Normalmente, establecer el día final de cada mes no es recomendable, ya que hay operaciones que se realizan en los últimos días: clientes que a última hora les vendes algo y les tienes que remitir su factura, compras de última hora, etc. Para evitar esto lo mejor que puedes hacer es establecer un día fijo para todos los meses. Me resulta difícil confirmarte uno válido para todos, ya que eso dependerá del volumen de tu empresa, pero normalmente suelen ser los días 5 o 10 de cada mes.
• Es importante que tengas tus facturas al día. Esto exige un cierto trabajo, ya que es una tarea que tendemos a dejarla de lado al considerarla tediosa. En general, la mayor parte de las empresas «olvidan» llevar sus facturas al día. Esto hace que resulte muy difícil obtenerlas cuando han pasado varios meses. Piensa que, si normalmente no nos acordamos de lo que hicimos la semana pasada, mucho menos de la factura que se me olvidó pedir aquel día del mes de julio que iba por mitad de una carretera local y paré con el coche de empresa a rellenar gasolina. Esto es importante, ya que hace que no se tengan justificantes de los gastos, es decir facturas, y que muchos de ellos no sean deducibles a nivel fiscal, con las consiguientes reflexiones negativas cuando realizamos las liquidaciones trimestrales de impuestos en nuestra empresa.
• Lleva una contabilidad al día. Muchos clientes que he tenido piensan que la gestoría sirve solo para presentar impuestos y que la contabilidad es un ente abstracto, vago y difuso que no sabemos por qué motivo tenemos que hacerla. Nada más lejos de la realidad. La contabilidad es un elemento que sirve para el control y para poder obtener datos con los que tomar decisiones. Como recomendación, te indicaría que pases a vuestra gestoría todas las facturas al final de cada mes y que acuerdes con ellos una entrega de una cuenta de pérdidas y ganancias, para por lo menos saber cómo va la empresa. Tu gestoría te lo agradecerá, ya que no llegarás justo antes del cierre de trimestre con varias furgonetas de facturas que tienen que contabilizar para presentar impuestos en dos días, mientras su cara empieza a mostrar algo de nerviosismo…
• Además, es importante que los datos que te pasa la gestoría, los traslades a tablas y los compares con el año anterior o con el período que establezcas. Normalmente, los datos más frecuentes que se suelen emplear son los relacionados con las ventas y los gastos, para saber si tenemos beneficios, y los cobros y los pagos, para saber cómo va nuestra tesorería. Eso sí, hay infinito número de datos que podremos considerar y todo ello dependerá de tu negocio: ventas por producto, ventas por país, gastos fijos, variables, con IVA, sin IVA, costes de la producción, etc. Solo te recomiendo que consideres una analítica que sea abarcable y que te permita tomar decisiones rápido, es decir, que no te lleve varias semanas.
• El procedimiento de control económico no acaba aquí. Cabría preguntarse si los resultados que estamos obteniendo concuerdan con nuestros objetivos. Y lo más importante: si la estrategia que hemos adoptado es adecuada o, por el contrario, ¿tenemos que redefinirla?
Con todo esto, ¿eres capaz de llevar el control financiero de tu empresa?
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