Consultoría empresarial, clave para el éxito de tu negocio
En algún momento seguro que te has planteado mejorar la vida de tu negocio: has intentado alcanzar objetivos, comenzar una estrategia, conseguir mejores números… Todo esto sin tener una base sólida. Primero hay que conocer el estado de tu empresa y todo lo que le rodea. Para eso, debes poner en marcha una consultoría empresarial.
WhatsApp Business: herramienta para pymes de gran potencial
Para hablar de WhatsApp Business, primero quiero dar un paso más allá y hablar de WhatsApp, ya que es el precursor y tiene una perfecta conexión con esta aplicación.
Transformación digital para PYMES, el momento y el lugar
Se es PYME para lo bueno y para lo malo. Pero si hay algo que caracteriza a una PYME, es el optimismo y la necesidad cuasi vital de hacer destacar lo primero sobre lo segundo. Y en el caso de la llamada «transformación digital», no puede ser de otra forma.
Transformación digital es planificar, ejecutar e implantar proyectos hardware y/o software que optimicen una o varias áreas de un negocio: producción, administración, contabilidad, gestión comercial… En definitiva, la transformación digital para PYMES es invertir en tecnología para mejorar una empresa. Tal cual.
No está de más hacer esta simplificación, porque «digitalización» es un término que, no se sabe muy bien por qué, se viene asociando a grandes compañías que, de repente, deciden acometer enormes inversiones para optimizar gigantescos procesos productivos tremendamente complejos. Y nada más lejos de la realidad.
Si algo debe caracterizar a un buen proyecto de digitalización de PYMES, es su orientación a resultados o, dicho de otro modo, su capacidad para resolver problemas reales con el fin de aportar un valor tangible. Nada tiene que ver con la cantidad de dinero invertida o con el número de empleados de una compañía.
Pero yendo más allá, ¿por qué se puede considerar que ser una PYME es hasta ideal para acometer un proyecto de transformación digital? En primer lugar, por el motivo por el cual la digitalización es beneficiosa para cualquier organización: porque va a ayudar de forma directa a reducir costes de gestión, a automatizar parte de sus flujos productivos, a centralizar y facilitar la compartición de información, o incluso a posicionarla en su sector. Y todo ello, en una PYME, tiene un impacto más inmediato, más visible y mucho más significativo a corto plazo.
Gestión del cambio en la transformación digital para PYMES
Otra cosa buena de la transformación digital para PYMES es que es, sin duda, el momento justo y el lugar adecuado para hacerlo. Toda PYME tiene por naturaleza vocación de crecimiento, y ese crecimiento es directamente proporcional a la dificultad de digitalizar unos procesos cada vez más grandes, complejos y en ocasiones dispersos. Acompañar ese crecimiento con digitalización allana el camino y abre puertas a un futuro de otro modo inmovilista y desconectado de las necesidades de clientes y proveedores. Digitalizar es, en sí mismo, crecer de forma sostenible.
Y no hay que dejar de lado una clave del todo crítica en materia de digitalización: la gestión del cambio. Un mal manejo de la transición tecnológica puede echar por tierra toda una inversión. Mejor crecer de forma progresiva con filosofía digital y hacer que la digitalización forme parte de la propia PYME, no como un complemento, sino como una forma esencial de funcionamiento.
Si eres una PYME, es tu momento de digitalizar: analiza tu situación, proyecta tu negocio a medio y largo plazo, y prepáralo para lo que está por venir. Mejor llevar a cabo una inversión progresiva y eficaz que te ayude a crecer de forma sostenible, que tener que gastar para solucionar problemas que en ocasiones ya no tienen remedio.
José Antonio Mora Martínez
Cofundador de Sixphere – Project Management & Software Architecture
Cómo evitar el descontrol financiero en las pymes
Hoy pretendo traerte una serie de cuestiones para el debate y todas ellas están relacionadas con un hecho que uno se encuentra de manera habitual: el descontrol financiero en las pymes.
El descontrol no solo es económico, sino que, además, tiene implicaciones estratégicas en cuanto impide valorar el grado de consecución de nuestros objetivos y lo que es más importante: ver si nuestra estrategia está siendo acertada o no para conseguirlos.
En muchas ocasiones, la falta de control económico en las pymes suele estar relacionada con la indefinición de objetivos y de estrategia, lo que nos impide tener planteado hacia dónde queremos ir y cómo.
Por otra parte, en muchas pymes no existe un procedimiento de control definido. Si estás en esta situación, no te desesperes, que todo tiene solución. De hecho, el control financiero, empleado con la planificación financiera suele solventar algunos de los famosos 10 problemas más frecuentes en las pymes, que suelen traer quebraderos de cabeza a muchas empresas.
Lo primero que quería traer a colación es que, normalmente, las empresas no tienen establecido un calendario de control. Eso tiene dos puntos de vista. El primero es negativo, ya que normalmente, se toman decisiones sin tener ni idea de cómo va la empresa, y para cuando se deciden tomar esas decisiones han pasado varias semanas o incluso meses, por lo que acumulamos el problema sin ponerle solución.
La única parte positiva, aunque en realidad es negativa, es que posiblemente este tiempo que deberías haber empleado en el control financiero de tu empresa, lo hayas disfrutado tomando algún refrigerio o en algún evento sociocultural, pero el descontrol seguirá ahí.
Consejos prácticos para evitar el descontrol financiero en pymes
Por lo tanto, he aquí varios consejos que te doy:
• Determina una fecha de cierre mensual de ventas y de gastos. Normalmente, establecer el día final de cada mes no es recomendable, ya que hay operaciones que se realizan en los últimos días: clientes que a última hora les vendes algo y les tienes que remitir su factura, compras de última hora, etc. Para evitar esto lo mejor que puedes hacer es establecer un día fijo para todos los meses. Me resulta difícil confirmarte uno válido para todos, ya que eso dependerá del volumen de tu empresa, pero normalmente suelen ser los días 5 o 10 de cada mes.
• Es importante que tengas tus facturas al día. Esto exige un cierto trabajo, ya que es una tarea que tendemos a dejarla de lado al considerarla tediosa. En general, la mayor parte de las empresas «olvidan» llevar sus facturas al día. Esto hace que resulte muy difícil obtenerlas cuando han pasado varios meses. Piensa que, si normalmente no nos acordamos de lo que hicimos la semana pasada, mucho menos de la factura que se me olvidó pedir aquel día del mes de julio que iba por mitad de una carretera local y paré con el coche de empresa a rellenar gasolina. Esto es importante, ya que hace que no se tengan justificantes de los gastos, es decir facturas, y que muchos de ellos no sean deducibles a nivel fiscal, con las consiguientes reflexiones negativas cuando realizamos las liquidaciones trimestrales de impuestos en nuestra empresa.
• Lleva una contabilidad al día. Muchos clientes que he tenido piensan que la gestoría sirve solo para presentar impuestos y que la contabilidad es un ente abstracto, vago y difuso que no sabemos por qué motivo tenemos que hacerla. Nada más lejos de la realidad. La contabilidad es un elemento que sirve para el control y para poder obtener datos con los que tomar decisiones. Como recomendación, te indicaría que pases a vuestra gestoría todas las facturas al final de cada mes y que acuerdes con ellos una entrega de una cuenta de pérdidas y ganancias, para por lo menos saber cómo va la empresa. Tu gestoría te lo agradecerá, ya que no llegarás justo antes del cierre de trimestre con varias furgonetas de facturas que tienen que contabilizar para presentar impuestos en dos días, mientras su cara empieza a mostrar algo de nerviosismo…
• Además, es importante que los datos que te pasa la gestoría, los traslades a tablas y los compares con el año anterior o con el período que establezcas. Normalmente, los datos más frecuentes que se suelen emplear son los relacionados con las ventas y los gastos, para saber si tenemos beneficios, y los cobros y los pagos, para saber cómo va nuestra tesorería. Eso sí, hay infinito número de datos que podremos considerar y todo ello dependerá de tu negocio: ventas por producto, ventas por país, gastos fijos, variables, con IVA, sin IVA, costes de la producción, etc. Solo te recomiendo que consideres una analítica que sea abarcable y que te permita tomar decisiones rápido, es decir, que no te lleve varias semanas.
• El procedimiento de control económico no acaba aquí. Cabría preguntarse si los resultados que estamos obteniendo concuerdan con nuestros objetivos. Y lo más importante: si la estrategia que hemos adoptado es adecuada o, por el contrario, ¿tenemos que redefinirla?
Con todo esto, ¿eres capaz de llevar el control financiero de tu empresa?
Si sientes que la situación te desborda y lo de hacer números escapa a tu control, deja que un experto te asesore. Pide tu primera consultoría para empresas en ActionProject. Como consultores especialistas en pymes ya hemos ayudado a que el proyecto de muchos empresarios sea más sólido y sostenible. Actuamos desde la validación del proyecto hasta la profesionalización de la empresa cuando ya está en marcha.
El marketing, en la alta dirección empresarial
Todos escuchamos continuamente la importancia del marketing para el desarrollo de nuestra empresa, especialmente en todo lo que se refiere a las ventas y nuestro posicionamiento en el mercado con respecto a la competencia.
El objetivo del marketing, de manera muy resumida, será el de conectar nuestros productos o servicios con nuestro cliente objetivo para vender más y mejor, transmitiendo al cliente cuál de sus problemas resolvemos y cómo lo hacemos.
Si partimos de esa base, la alta dirección de una empresa —con el objetivo de maximizar los resultados de las inversiones imprescindibles en marketing— deberá cuidar en especial de no caer en ciertos errores muy típicos, evitando así malgastar recursos muy valiosos para la empresa.
La importancia del marketing en la práctica de la alta dirección empresarial
Por tal motivo desde ActionProject, como consultoría especializada en management de la pequeña y mediana empresa, hemos recopilado una serie de recomendaciones por parte de profesionales del sector de la comunicación y el marketing online. Esperamos que te sean útiles.
1.- Las acciones de marketing no sustituyen las obligaciones respecto a la correcta definición del concepto de empresa, modelo de negocio y mapa estratégico del mismo de los gerentes, fundadores o socios. No es raro encontrar gerentes y fundadores de empresas que se lanzan a la contratación de costosos servicios especializados de todo tipo sin tener claros aspectos muy básicos de la concepción de su empresa, propuesta de valor, clientes objetivos, fases de la venta y su estrategia corporativa.
Manuel José García – Especialista en Dirección Empresarial
2.- El marketing requiere de una imagen de marca sobre la que focalizar la atención y no solo comunicar lo que vendemos a nuestros potenciales clientes. También debe transmitir quiénes somos como empresa, cuáles son nuestros valores corporativos y cuál es nuestro compromiso con la sociedad. Nos encontramos habitualmente acciones y desarrollos muy costosos que se han cimentado sobre marcas poco cuidadas.
El branding de una empresa es la pieza motora de toda su comunicación. Dicta el posicionamiento, es decir, el lugar que ocupa la marca dentro de la mente de los consumidores con respecto a su competencia. Es el responsable de aportar personalidad, resaltar los valores, generar credibilidad y confianza, fortalecer la identidad y la diferenciación con la competencia.
Ana Rojo – Estudio Rana – Especialista en Branding
3.- El marketing necesita profesionales especializados, que evalúen las verdaderas necesidades de las empresas y sepan adecuar su capacidad de inversión en acciones viables que garanticen un retorno económico. Dicen que no hay nada más costoso que contratar los servicios de la persona no adecuada. Este es un fallo bastante común cuando no se entiende lo que se contrata o solo nos fijamos en el precio.
Por suerte, hoy en día nos encontramos con empresarios que tienen unos conocimientos mínimos de marketing online, que se dejan asesorar y que conocen muy bien qué quieren para su empresa. Hacer un buen trabajo de marketing online requiere de estrategia, focalización objetiva y elegir qué acciones hacer, cuándo y de qué manera vamos a medir su efecto. Sin planificación y sin medición no hay resultados. La improvisación, la falta de cohesión comunicativa o la falta de confianza en el experto en marketing son la antesala del fracaso. Sobre todo, en una disciplina que requiere de mucha constancia, tiempo y coherencia.
Juanjo Sánchez – The Chef Marketing – Especialista en Marketing
Además de estas anotaciones realizadas por los expertos del sector, desde el punto vista del management o dirección empresarial, siempre exige supervisión y seguimiento. Todo lo anterior, aunque sea adecuadamente trabajado por profesionales expertos, adquiere una complejidad que necesita de experiencia y mucha gestión.
¿Te gustaría que la alta dirección empresarial llegue a tu negocio? Muy fácil. Pide tu primera consultoría gratuita para empresas en ActionProject y deja que te acompañemos. ¡Estamos especializados en la profesionalización de pequeñas y medianas empresas!
La tesorería, el monstruo que aterra a los empresarios
A estas alturas del mes, seguro que te habrás repuesto de las pesadas digestiones navideñas y te encontrarás en un mes frenético en donde intentamos adelantar todo el trabajo pospuesto durante las vacaciones. Sin olvidarte encontrar hueco en tu agenda para esa consultoría para empresas que tanto necesitas.
Sin embargo, a veces nos encontramos con problemas que son capaces de cortarnos la digestión y quitarnos el sueño en más de una ocasión. Uno que especialmente lo consigue es la famosa cuestión de qué hacer con la falta de tesorería de tu empresa. Sí, ese problema que cuando lo pensamos hace que se nos cambie la cara.
La cuestión no es baladí. El dinero o el efectivo, bancario o en caja disponible, es por decirlo de algún modo como el aceite de un motor de coche que permite que sus diferentes engranajes funcionen de manera óptima. Cuando hay poco aceite, los engranajes funcionan, pero corren el riesgo de romperse y, por el contrario, cuando hay demasiado, hace que las piezas no se ajusten bien entre sí.
En cierto modo, una empresa no deja de ser como una máquina. Para que funcione —pero sobre todo para que sobreviva— necesita una cantidad exacta de efectivo, que permita que la empresa marche en el día a día.
Tener tesorería insuficiente es una de las principales causas de la muerte de las empresas y, de hecho, ha sido considerado como el principal motivo por el que tanto grandes como pequeñas empresas dejan de existir. Si, por el contrario, piensas que tener demasiado dinero en caja o en el banco es mucho mejor, siento comunicarte que tampoco, ya que el dinero pierde valor con el paso del tiempo, al que además tendríamos que sumar el coste de oportunidad.
A estas alturas, según indicaba Manuel J. García, ya habrás revisado qué hiciste el año pasado, habrás definido objetivos, un presupuesto, revisado tu estrategia y otras mil cuestiones… Todo esto lo tendrás bien orquestado si trabajas codo con codo con tu consultor de negocios. Pero ¿te has planteado qué hacer con la tesorería en el año que viene?
Claves para llevar bien las finanzas de tu empresa (y dejar al monstruo en su sitio)
Tranquilo, que todo tiene arreglo y para ello te doy algunos consejos:
1) Define la tesorería que genera tu negocio con su funcionamiento. No planifiques a un año, hazlo en un horizonte basado en el análisis mes a mes. Si tu negocio consume el efectivo que tienes sin que se reponga, vas a tener un problema bastante gordo no dentro de mucho y entonces sí que vas a descubrir de verdad lo que son las noches en vela. Una pequeña cuestión que te recomiendo no olvidar: tu caja como empresario se encuentra afectada por tus obligaciones con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Recuerda que la tesorería a corto plazo es la que pone en aprieto a las empresas.
2) Define las inversiones que vas a realizar en este año y en años venideros. Uno de los principales problemas de la pequeña y mediana empresa es que pocas veces se han sentado a pensar en qué van a invertir su dinero: nueva maquinaria, reparaciones, nuevos locales, etc. En ocasiones, esta falta de planificación hace que se realicen inversiones poco enfocadas, con los riesgos que ello conlleva. Ten presente que el dinero es un bien escaso y emplearlo sin objetivos no es lo más recomendable. De ahí la demanda creciente en consultoría para empresas de todos los tamaños.
3) Analiza tus necesidades de financiación, tus inversiones a largo y corto plazo, así como las necesidades que tiene el funcionamiento de tu propio negocio. Este último es importante y dentro de él se incluyen las existencias que necesita tu empresa, cuánto tiempo vas a tardar en cobrar a tus clientes y los saldos de proveedores que tendrás que pagar, las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social…
Si lo que tienes pensado es invertir en hacer que tu negocio se mantenga competitivo —cosa que puede ir desde sustituir una máquina, comprar otra nueva, o, por ejemplo, diseñar un portal de compra online— piensa que debes hacerlo a largo plazo. De lo contrario, y salvo que tengas una tesorería boyante te verás en la situación de que puedes verte corto de dinero cuando te lleguen las nóminas, tus obligaciones fiscales o cualquier imprevisto, y entonces volverás a estar en problemas.
Finalmente, recuerda que la Reunión de Dirección Mensual de tu empresa será la herramienta principal para controlar este aspecto tan crítico para las pymes. Eso sí, sin dejar de lado el resto de factores económicos que intervienen en el funcionamiento de la empresa, así que te animo a que te pongas manos a la obra. ¡El fin de mes ya está cerca!
Si ese «monstruo» te da demasiado miedo como para enfrentarte a él en solitario, deja que encendamos la luz en el momento justo. Pide ahora tu primera consultoría para empresas en ActionProject.
Los 10 problemas más frecuentes que se detectan en las pymes
Las pequeñas y medianas empresas son muchas y muy variadas, pero pese a sus diferencias comparten algunos problemas que pueden llegar a costarle la vida.
1. No planificar. Convertir la improvisación en el mantra de tu negocio es un completo error. Las empresas necesitan una hoja de ruta, unas previsiones, unos objetivos y, por qué no, un plan B. Sin esto lo que nos queda es ir a la deriva.
2. No formarse o capacitarse. Confiésalo, si te quedaste en Windows 98, ya va siendo hora de actualizarse con la informática y con muchos otros temas más. El mercado cambia y tu negocio solo sobrevivirá si se adapta.
3. Tener una administración deficiente. ¿Cuántos empresarios se empeñan en llevar ellos mismos la contabilidad sin tener nociones básicas?
4. Escasa visión de empresa. Llevar las riendas de tu propio negocio implica tener una visión global de tu negocio, del valor que puedes aportar y pensar siempre en el siguiente paso.
5. Nulo control financiero. Toda empresa necesita hacer una serie de inversiones más o menos costosas, pero siempre con un control de gastos, previsiones e ingresos.
6. El análisis estratégico es para otros. Si crees que resulta algo aburrido y poco apasionante, no estás en lo cierto. ¿Qué hay más divertido que colocarte un paso por delante de tu competencia y ganarle la partida?
7. Falta de liderazgo. Este es uno de los errores que más caros pagan las pymes. Has podido hacer una buena selección de personal, pero de poco servirá si no organizas y supervisas a tu equipo.
8. Inversión con poca cabeza. No hay necesidad de tirar la casa por la ventana. Estudia de manera ordenada la inversión y las estimaciones de ingresos. Muy importante: cumple tu plan.
9. Estudio exhaustivo de los precios. Muchas pymes descubren tarde que no solo no ganan con ese producto o servicio, sino que pierden. Todo el proceso no cubre el coste total. ¡Desastre!
10. Falta de innovación tecnológica. Estar anclado en la Edad de Piedra puede costarte tu negocio. Y más cuando todo funciona a la velocidad de las redes sociales.
Muchos de estos problemas están presentes en el 99 % de las empresas de España. Y es que las pequeñas y medianas empresas conforman casi toda la tarta de empresas, según las cifras PYME de noviembre de 2019.
Si te has visto reflejado en alguno de estos puntos, tenemos dos buenas noticias. Una: te has dado cuenta de que existe un problema real en tu empresa. Dos: estás a un paso de actuar para acabar con él y hacer tu empresa realmente sostenible.
7 secretos de la sostenibilidad de la pequeña y mediana empresa
Las pymes no sobreviven por arte de magia. Buceamos por los secretos que mantienen a flote a las pequeñas y medianas empresas y las hacen rentables.
1. Coordinación. Se dice mucho más rápido de lo que cuesta a una empresa hacerse con ella. Pero, en serio, conviene no tomarla a la ligera. Un buen liderazgo y delegación hará que los departamentos de las pymes estén coordinados y todo fluya. De no existir podemos ir dando la bienvenida a Jumanji.
2. Liderazgo efectivo. En estos tiempos se habla mucho de los líderes, los jefes y hasta de los gestores de la felicidad. Pero estar al mando y ser líder de un proyecto es algo que va mucho más allá de ser la cara visible. Se trata de inspirar, comunicar y guiar el proyecto y al equipo. El siglo XXI no es hábitat para las pymes con liderazgos inexistentes o poco resolutivos.
3. Proyecto definido. No tener una gran estructura no es excusa para prescindir de un plan de negocio (Business Plan). Porque querrás crecer, ¿no? Pues por todo esto hay que sentar unos buenos cimientos desde el principio.
4. Gestión del cambio. Es fácil seguir el camino cuando no hay cambios abismales. Aunque en algún momento llegarán los desafíos estratégicos, que solo se pueden manejar con una visión global orientada a transformar la empresa hacia esa nueva etapa. Esta es una de las carencias que más detectamos en las empresas y por las que más se solicita a día de hoy el interim manager.
5. Gestión directiva. ¿Cuántos directivos o altos cargos de pymes siguen sin tener claras sus metas? Quien está al mando debe conocer perfectamente cuál es su hoja de ruta para poder mirar hacia el futuro de una manera más amplia.
6. Gestión de los flujos de trabajo. Es imposible analizar si algo va bien o mal si no se mide. El empresario necesita conocer al dedillo los procesos de trabajo y escuchar a los trabajadores para optimizar la cadena de producción.
7. Inversión estratégica. Para ser más grande hay que invertir, pero invertir bien. No solo hablamos de dinero, también de tiempo y recursos de los que ya dispone la empresa, como los empleados. En este sentido, la inversión que encontramos en las empresas muchas veces no coincide con lo que realmente necesitan. Aquí, de nuevo, la ayuda externa de un consultor juega un papel crucial.
Si crees que tu empresa cojea de alguna de estas patas y a día de hoy no es realmente sostenible, no dejes que se siga tambaleando. Actúa ahora y dale la solidez que se merece.
El ‘interim manager’: una solución adaptada a la pyme
Si creías que todo esto de la contratación de directivos o interim manager estaba diseñado para grandes empresas, es hora de resetear y de darle al play.
¿Qué es el interim manager?
Este término del inglés responde a la contratación de directivos de manera temporal. Es decir, las empresas recurren a este servicio para un proyecto o situación concreta en búsqueda del conocimiento o know how de un perfil.
Visto de esta manera, quizá cueste un poco imaginarse al dueño de una de las miles de pymes que hay en España cogiendo el teléfono o haciendo una búsqueda para contratar este servicio. Para empezar, porque de primeras pensará que no puede permitírselo.
Pero lo cierto es que se equivoca. Y mucho.
El empleado más estratégico para una pyme
3 de cada 4 empresas que contratan este servicio en España son pymes, según los datos reflejados en la Guía del Mercado Laboral 2019. Y la verdad es que no es de extrañar si tenemos en cuenta que más del 90% de empresas españolas entran en esta categoría.
Pero ¿qué buscan las pymes en este servicio y por qué el interim manager es tan atractivo para ellas?:
1. Gestor con experiencia acreditada. Las dotes directivas no nacen de la noche a la mañana. ¿Qué hacer cuando nadie en el equipo tiene las competencias deseadas para resolver una crisis, una reestructuración o el desarrollo de una nueva línea de negocio? Pues sí, contratar a un “guía” especializado durante un tiempo es la mejor decisión.
2. Capacita al empresario y a los cargos directivos. Este profesional se integra dentro de la plantilla para cumplir una misión. Durante ese tiempo no solo se encarga de gestionar todo para llegar a ese hito, sino de formar y aportar competencias al equipo actual. Así su paso por la empresa habrá sido realmente útil.
3. Enchufa una buena dosis de motivación. En momentos de crisis hay que ser un verdadero experto en gestión de equipos para dar el callo. No contaminar a tus empleados de esa carga negativa o apatía puede resultar complicado. Sin embargo, alguien fresco, con una visión limpia, sin ser una amenaza para nadie, puede contagiar de positivismo y de ilusión a todos los miembros.
En Action Project estamos convencidos del poder revelador del interim manager para las pymes. No solo porque las empresas pasan del blanco y negro al Technicolor en su gestión global; es que esa nueva imagen que proyectan se traduce en ventas, éxitos y futuro. ¿Por qué postergar algo tan bueno para tu pyme? La Alta Dirección también es para tu empresa. Solo tienes que hablar con nosotros.